Ist Ihr Betrieb Ihr Lebenswerk? Dann lassen Sie nicht zu, dass ein persönlicher Notfall dieses Lebenswerk in Gefahr bringt. In solchen Fällen hilft ein Notfallordner und der Anfang ist leicht gemacht, denn die Struktur im KMU Notfallkoffer steht. Profitieren Sie von den Erfahrungen von Paul Meyer einem Unternehmer in der Zentralschweiz.
Kurz
· Ein persönlicher Notfall des Geschäftsführers kann ohne vorherige Klärung der wichtigsten Themen einen Betrieb zum Erliegen bringen.
· Der KMU Notfallkoffer hilft, das Unternehmen für diese Eventualität vorzubereiten. Er leitet systematisch durch alle wesentlichen Punkte, die nach einem Notfall für eine reibungslosen Übergang sorgen.
· Der Ordner klärt, wer im Fall eines Notfalls für die Betriebsabläufe verantwortlich ist, welche Vollmachten dann greifen müssen, um handlungsfähig zu bleiben.
· Tipps zum Ausfüllen: Geben Sie sich einen Zeitrahmen vor (z.B. 9 Monate) und befüllen
Sie den Notfallkoffer peu à peu. Das vollständige Ausfüllen des Notfallordners kostet Zeit, aber das Meiste können Sie aus Ihrem Wissen direkt eintragen.
Sicher verschlossen, aber jederzeit erreichbar, hat Paul Meyer seinen Notfallordner im Betrieb verwahrt. Der Geschäftsführer und Eigentümer eines KMU Betriebes in der Zentralschweiz hat ihn sorgfältig ausgefüllt, wichtige Kontaktdaten, Vollmachten und Passwörter hinterlegt. Seine Frau und ausgewählte Vertrauenspersonen haben im Notfall Zugriff auf den Ordner und wissen, wo er steht.
Es sei ein gutes Gefühl, für einen unerwarteten Ausfall gewappnet zu sein. „Selbst wenn man nur einen Teil ausfüllt, ist dafür gesorgt, dass diese Punkte klar sind. Sein Rat an Kollegen: „Lassen Sie den Ordner nicht unausgefüllt herumstehen.“
Das kann der Notfallkoffer
Die Aufgabe des Ordners ist so einfach wie unternehmenswichtig: Er hilft, die Firma am Laufen zu halten, wenn der Geschäftsführer plötzlich ausfällt.
„Plötzliche Extremsituationen wie Unfall, Krankheit oder Tod belasten die Angehörigen emotional sehr stark und hinzu kommt noch die Firma gegen Aussen und Innen stabil zu halten“, sagt Oliver Aschwanden, Spezialist Unternehmernotfall aus Bern. Hier kann der KMU Notfallkoffer wichtige Dienste leisten.
Der KMU Notfallkoffer beinhaltet im Wesentlichen 2 Bereiche: einen betrieblichen und einen privaten Bereich. Wer ist im Notfall Stellvertreter und erhält die nötigen Vollmachten? Wie sind die Kontaktdaten von Steuerberater, Bankberater und wichtigen Geschäftspartnern, die es zu informieren gilt? Wo sind wichtige Passwörter und Unterlagen hinterlegt? Das alles klärt ein sorgfältig ausgefüllter Notfallordner.
„Es sind einfache, logische Fragen, die im Betrieb aber oft gar nicht geklärt sind“, meint Paul Meyer. Er selbst weiss aus eigener Erfahrung, wie chaotisch es zugeht, wenn es für den Notfall keine Regelung gibt: Vor Jahren stand ein Freund des Unternehmers vor einer sehr riskanten Operation. Der nutzte den halben Tag bis zur Fahrt ins Krankenhaus, um mit seinem Steuerberater und Paul Meyer telefonisch das Notwendigste für den schlimmsten Fall zu klären. „Dafür blieben immerhin vier Stunden“, sagt Meyer. „Bei einem Autounfall hat man gar keine Zeit.“ Deswegen sei es so wichtig, nicht bis zum letzten Moment zu warten.
Schritt für Schritt ausgefüllt
Seinen Notfallordner hat Paul Meyer strategisch ausgefüllt: Zunächst ist er ihn während eines Wochenendes durchgegangen. Vieles konnte der Unternehmer rasch eintragen.
Bei Themen, die mehr Vorbereitung erforderten, hat er Notizen im Ordner hinterlegt und eine Pendenzenliste zur Klärung erstellt. Hier waren weitere Details zu klären, welche Gespräche mit externen und internen Personen notwendig gemacht haben.
Paul Meyer hat die Gelegenheit genutzt, um auch grundsätzliche Fragen zum Testament mit der Familie zu besprechen. „Der KMU Notfallkoffer gibt den Rahmen, wirft aber auch Themen auf, denen man sich stellen muss“, sagt der Unternehmer.
Tipps für die Praxis
Praxistipp 1: An Vorsorgevollmachten denken!
Unternehmernotfall Spezialist Oliver Aschwanden rät insbesondere dazu, Vollmachten beispielsweise für Bankkonten einzurichten. Sie erteilen festgelegten Vertrauenspersonen im Fall eines Notfalls die nötigen Berechtigungen, um das Geschäft fortzuführen. „Ohne diese Vollmachten kommt der Betrieb zum Erliegen, weil Löhne nicht bezahlt werden, Rechnungen nicht beglichen oder Waren nicht bestellt werden können“, sagt Aschwanden.
Praxistipp 2: Übersichtliche Ablage schaffen!
Was ist sonst noch wichtig für den Notfall? „Damit Angehörige und Mitarbeiter sich im Büro sofort zurechtfinden, sollte es ein übersichtliches Ablagesystem existieren, wo alle Dokumente sauber und gut beschriftet abgelegt sind. Diese sind am Ort zu hinterlegen, wo es im KMU Notfallkoffer vermerkt ist“, sagt Aschwanden. Bei Paul Meyer ist all das bereits umgesetzt.
Praxistipp 3: Die wichtigsten Kunden und Konditionen in den Ordner!
Für den Unternehmer hat Paul Meyer noch einen Zusatztipp: „Wir haben die wichtigsten Kunden und Lieferanten in eine spezielle Kategorie strukturiert, damit die ausgehandelten Konditionen und Verträge leicht zugriffsbereit sind. “, sagt Meyer.
Der Notfallkoffer zahlt sich aus
Für den Unternehmer lohnt sich die investierte Arbeit doppelt. Vieles könne für die weitere Entwicklung im Betrieb genutzt werden. Bei dieser Vorbereitung hilft die Arbeit mit dem KMU Notfallkoffer. „Es gibt viele Parallelen zwischen einer geplanten und einer plötzlichen Übergabe oder Nachfolgeregelung“, sagt Meyer.